GoogleスプレッドシートをPDFで保存する方法｜印刷設定のコツとよくあるトラブル解決法

基本の書き出し手順（ファイル＞ダウンロード）

• PDFに変換したいファイルを開き、画面左上の「ファイル」をクリックする
• メニューから「ダウンロード」にカーソルを合わせ、「PDF（.pdf）」を選択する

• プレビューと設定項目が並んだ印刷設定画面が開くので、用紙サイズやページの向きを確認する
• 問題がなければ画面右上の「エクスポート」を押して保存する

初回はデフォルト設定のまま出力してみて、レイアウトが崩れているようであれば次の設定を見直す、という順番で進めると迷いにくくなります。

表が途切れない！「幅に合わせる」などの印刷設定

• 印刷時のスケール設定を見直す

  横に長い表を1ページに収めたいときは、印刷設定画面右側の「スケール」を「標準（100%）」から「幅に合わせる」に変更します。データ量に応じて自動で縮小され、無理なく1ページ内に収まります。縦に長い表>なら「ページに合わせる」を試すとバランスが取りやすくなります。逆にスケールを100%のまま出力すると、表が途中で切れて2ページに分かれてしまうので、まずここを疑ってみてください。


• 配置を中央にそろえる

  書類が用紙の左上に寄って余白のバランスが悪いときは、「フォーマット」設定を開き、「配置」の水平・垂直をどちらも「中央」にします。これだけで見た目の印象がぐっと整います。


• グリッド線を消す

  薄いグレーの枠線がそのまま印刷されると資料としてはやや野暮ったく見えます。「フォーマット」内の「グリッド線を表示」のチェックを外すだけで、データだけが浮かび上がるすっきりした見た目になります。


• 一部の範囲だけを書き出すならセル範囲を選択

  シート全体ではなく特定の表だけを出力したい場合は、あらかじめ対象のセル範囲をドラッグして選択しておき、「エクスポート」のプルダウンを「現在のシート」から「選択中のセル」に切り替えます。


• 見出し行を全ページに繰り返す（数百行にわたる表の場合）

  数百行にわたる表だと、2ページ目以降に見出しがなく分かりにくくなります。見出しにしたい行を選択して「表示」＞「固定」で範囲を指定したうえで、印刷設定画面の「ヘッダーとフッター」タブにある「固定行を繰り返す」にチェックを入れておきましょう。

複数のシートを1つのPDFにまとめて出力する方法

月次レポートのように複数のシートで構成されたファイルを、シートごとにバラバラではなく1つのPDFとして渡したいこともあると思います。この場合は、印刷設定画面の「エクスポート」のプルダウンで「現在のシート」を「ワークブック」に変更してください。ブック内のすべてのシートが、それぞれ別ページとして1つのPDFにまとめられます。一部のシートだけをまとめたいときは「選択範囲」を選び、対象シートにチェックを入れれば不要なシートを除外できます。